Beschreibung des internen Kontrollsystems

Das Interne Kontrollsystem (IKS) der Lufthansa Group umfasst alle Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen, die die Wirksamkeit, Wirtschaftlichkeit und Ordnungsmäßigkeit der wesentlichen Prozesse sowie die Einhaltung der maßgeblichen rechtlichen Vorschriften sicherstellen sollen. Es orientiert sich am COSO-Rahmenwerk (Committee of the Sponsoring Organizations of the Treadway Commission). Das Rahmenwerk definiert die Elemente eines Kontrollsystems und setzt den Maßstab für die Bewertung der Angemessenheit und Wirksamkeit des IKS.

Die Lufthansa Group verfügt über eine übergreifende, integrierte IKS- und Risikomanagementmethodik mit standardisierten Verfahren, nach dem notwendige Kontrollen definiert, nach einheitlichen Vorgaben dokumentiert und regelmäßig auf ihre Wirksamkeit und Angemessenheit überprüft werden.

Das IKS hat zum Ziel, die Zuverlässigkeit von betrieblichen Informationen, die Einhaltung von internen und externen Compliance Vorgaben und die Abwendung von finanziellen Schäden sicherzustellen.

Um dieses Ziel zu erreichen, setzt das Interne Kontrollsystem auf vier verschiedene Prinzipien:

Das Prinzip der Funktionstrennung besagt, dass vollziehende (zum Beispiel Abwicklung von Einkäufen), verbuchende (zum Beispiel Finanzbuchhaltung, Lagerbuchhaltung) und verwaltende (zum Beispiel Lagerverwaltung) Tätigkeiten, die innerhalb eines Unternehmensprozesses (zum Beispiel Einkaufsprozess verstanden als Prozess von der Bedarfsermittlung bis zum Zahlungsausgang) vorgenommen werden, nicht in einer Hand vereinigt sein sollen.

Das Prinzip der Kontrolle besagt, dass in einem gut funktionierenden Kontrollsystem Risiken, die die IKS-Ziele gefährden, mittels prozessintegrierter und prozessunabhängiger Aktivitäten entgegengewirkt werden soll.

Das Prinzip der Mindestinformation besagt, dass für Mitarbeitende nur diejenigen Informationen verfügbar sein sollen, die sie für ihre Arbeit brauchen. Dies schließt auch die entsprechenden Sicherungsmaßnahmen bei IT-Systemen mit ein.

Das Prinzip der Transparenz besagt, dass für Prozesse Sollkonzepte etabliert sein müssen, die es einem Außenstehenden ermöglichen, zu beurteilen, inwieweit Beteiligte diesem Sollkonzept entsprechend arbeiten. Gleichzeitig wird dadurch die Erwartungshaltung der Organisationsleitung definiert.

Die Gesamtverantwortung für das zur Risikoabsicherung erforderliche IKS liegt beim Vorstand der Lufthansa Group, der den Umfang und die Ausrichtung der eingerichteten Systeme anhand spezifischer Anforderungen in der Lufthansa Group ausgestaltet.

Um den IKS-Prozess weiterzuentwickeln und zu überwachen und um die Integration und Vereinheitlichung bestehender Kontrollaktivitäten im Einklang mit den rechtlichen und operativen Anforderungen weiter voranzutreiben, hat der Vorstand eine Risikomanagement- und interne Kontrollorganisation etabliert. Diese wird vom Head of Corporate Controlling geleitet.

Sie besteht aus einer Zentraleinheit, die als Prozesseigner für den IKS- und Risikomanagementprozess agiert und die methodische Kompetenz per Richtlinie auf die Organisation überträgt. Die jährliche Überprüfung des Geltungsbereichs der Richtlinie sichert ab, dass alle wesentlichen Komponenten im IKS betrachtet werden.

Jede Organisationseinheit im Geltungsbereich der IKS-Richtlinie wird zur Teilnahme am IKS-Prozess verpflichtet oder im umgekehrten Fall entpflichtet. Verpflichtete Gesellschaften haben einen IKS-Beauftragten und IKS-Koordinator bereitzustellen (dezentrale IKS-Einheit), um die Richtlinie in der Organisationseinheit umzusetzen und das IKS operativ zu betreiben. Die dezentrale IKS-Einheit ist dabei verpflichtet, in ihrem Verantwortungsbereich, basierend auf der konzernweit verpflichtenden Methodik, ein angemessenes und wirksames IKS zu implementieren.

Durch unterschiedliche Geschäftstätigkeiten ist auch der Umfang der von jeder Einheit auszuführenden Tätigkeiten verschieden. Er hängt unter anderem von der Wesentlichkeit der Einheit für den Konzernabschluss ab sowie von den spezifischen Risiken, die mit dem jeweiligen Geschäftsfeld verbunden sind.

Um eine realistische Aussage zur Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems auf Konzernebene zu erhalten, werden durch diese Organisation die methodische Weiterentwicklung und Implementierung in der Lufthansa Group sichergestellt.

Die Ergebnisse der Überwachungstätigkeiten werden jährlich zur Evaluierung der unternehmensweiten Risikosituation in den Vorstandssitzungen berichtet. Der Head of Corporate Controlling unterstützt den Vorstand bei der Durchführung und Überwachung des IKS und der Berichterstattung an den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats.

Die zentrale IKS-Einheit ist als prozessverantwortliche Einheit für die Überwachung und Koordination des gesamten Prozesses verantwortlich, um so ein angemessenes und wirksames IKS innerhalb der Lufthansa Group zu gewährleisten.

Der Geltungsbereich und die Aktualität des IKS sowie die Einhaltung des Umfangs der Überwachungstätigkeiten werden durch diesen Prozess abgesichert.

Der IKS-Regelprozess ist in einem IKS-Lifecycle abgebildet. Dieser besteht aus den unten dargestellten acht aufeinanderfolgenden beziehungswiese parallel laufenden Teilschritten:

• Scoping-Phase
• Abstimmung der Sollanforderungen
• Wartungsphase
• Wirksamkeitsprüfung
• Abstimmung der Prüfungsergebnisse
• Aktivitätenmonitoring
• Qualitätssicherung der Self Assessments
• IKS-Berichterstattung

Der IKS-Lifecycle ist vollständig in einem Governance Risk and Compliance IT-Tool abgebildet.

Der Umfang des IKS wird über einen Themenkatalog definiert. Dieser enthält nicht nur rechnungslegungsbezogene Themen, sondern darüber hinaus auch weitergehende Prozesse und Themen aus allgemeinen Bereichen, wie beispielsweise Treasury, Steuern, IT und Compliance, sowie operative Themen.

Neben den allgemeinen Anforderungen an ein IKS-relevantes Thema (zum Beispiel die Berücksichtigung der Risiken einer mangelhaften Aufbauorganisation oder Prozessdokumentation) ist je nach Bereich oder Kategorie die fachliche beziehungsweise inhaltliche Ergänzung durch die zentralen Konzernfunktionen oder Konzerngesellschaften notwendig.

Das IKS der Lufthansa Group beziehungsweise dessen beitragende Elemente sind regelmäßig Gegenstand von Prüfungsaktivitäten der internen Revision.

Diese erfolgen entweder im Rahmen des risikobasiert abgeleiteten jährlichen Prüfungsplans oder im Rahmen von unterjährig anberaumten Prüfungen auf Anfrage.

Weiterhin werden gemäß jährlichem Prüfungsplan für alle Themen aus dem IKS-Themenkatalog konzernweit verpflichtend IKS-Wirksamkeitsprüfungen durchgeführt. Diese Prüfungen finden überwiegend als Self Assessment sowie regelmäßig durch die interne Revision statt.

Die aufgrund von Wirksamkeitseinschränkungen identifizierten Feststellungen werden unter Angabe von Verantwortlichkeiten und Zielterminen als Aktivitäten dokumentiert. Für die Umsetzung sind die Gesellschaften verantwortlich. Diese Aktivitäten unterliegen einem Monitoring auf Gesellschafts- und Konzernebene.

Zur Erfüllung der rechtlichen Anforderungen nach § 107 Abs. 3 AktG erstellt die zentrale IKS-Konzerneinheit jeweils im ersten Quartal des Folgejahres einen Bericht über die Wirksamkeit des IKS. Der Bericht informiert den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats über die Ergebnisse der Wirksamkeitsprüfungen und offenen Aktivitäten der vorherigen Berichtsperiode.

Für die gesellschaftsinterne Berichterstattung innerhalb der Gesellschaften ist der IKS-Beauftragte der Gesellschaft zuständig. Dies erfolgt idealerweise im ersten Quartal des Folgejahres, kann aber gesellschaftsspezifisch variieren.

Dem Vorstand der Deutschen Lufthansa AG sind keine wesentlichen oder systemischen Sachverhalte bekannt, die der Angemessenheit und der Wirksamkeit des IKS in seiner Gesamtheit entgegenstehen. Grundsätzlich ist jedoch zu berücksichtigen, dass ein IKS, unabhängig von der Ausgestaltung, keine absolute Sicherheit liefern kann.