Beschreibung des internen Kontrollsystems
Das interne Kontrollsystem (IKS) der Lufthansa Group umfasst alle Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen, die die Wirksamkeit, Wirtschaftlichkeit und Ordnungsmäßigkeit der wesentlichen Prozesse sowie die Einhaltung der maßgeblichen rechtlichen Vorschriften sicherstellen sollen. Es orientiert sich am COSO-Rahmenwerk (Committee of the Sponsoring Organizations of the Treadway Commission). Das Rahmenwerk definiert die Elemente eines Kontrollsystems und setzt den Maßstab für die Bewertung der Angemessenheit und Wirksamkeit des IKS. Das IKS hat zum Ziel, die Zuverlässigkeit von betrieblichen Informationen, die Einhaltung von internen und externen Compliance-Vorgaben und die Abwendung von finanziellen Schäden sicherzustellen.
Die Lufthansa Group verfügt über eine übergreifende, integrierte IKS- und Risikomanagementmethodik mit standardisierten Verfahren, nach dem notwendige Kontrollen definiert, nach einheitlichen Vorgaben dokumentiert und regelmäßig auf ihre Wirksamkeit und Angemessenheit überprüft werden.
Die Gesamtverantwortung für das zur Risikoabsicherung erforderliche IKS liegt beim Vorstand der Lufthansa Group, der den Umfang und die Ausrichtung der eingerichteten Systeme anhand spezifischer Anforderungen in der Lufthansa Group ausgestaltet.
Eine IKS-Zentraleinheit übernimmt die methodische Weiterentwicklung und Implementierung in der Lufthansa Group und ermöglicht dadurch eine realistische Aussage zur Wirksamkeit des IKS auf Konzernebene. Die IKS-Zentraleinheit wird vom Head of Corporate Controlling geleitet. Sie ist als prozessverantwortliche Einheit auch für die Überwachung und Koordination des gesamten Prozesses zuständig, um so ein angemessenes und wirksames IKS innerhalb der Lufthansa Group zu gewährleisten. Die Ergebnisse der Überwachungstätigkeiten werden jährlich zur Evaluierung der unternehmensweiten Risikosituation in den Vorstandssitzungen berichtet. Der Head of Corporate Controlling unterstützt den Vorstand bei der Durchführung und Überwachung des IKS und der Berichterstattung an den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats.
Zur Erfüllung der rechtlichen Anforderungen nach § 107 Abs. 3 AktG erstellt die zentrale IKS-Konzerneinheit jeweils im ersten Quartal des Folgejahres einen Bericht über die Wirksamkeit des IKS. Der Bericht informiert den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats über die Ergebnisse der Wirksamkeitsprüfungen und offenen Aktivitäten der vorherigen Berichtsperiode. Für die gesellschaftsinterne Berichterstattung innerhalb der Gesellschaften ist der IKS-Beauftragte der Gesellschaft zuständig. Dies erfolgt idealerweise im ersten Quartal des Folgejahres, kann aber gesellschaftsspezifisch variieren.
Das IKS der Lufthansa Group beziehungsweise dessen beitragende Elemente sind regelmäßig Gegenstand von Prüfungsaktivitäten der internen Revision. Dem Vorstand der Deutschen Lufthansa AG sind keine wesentlichen oder systemischen Sachverhalte bekannt, die der Angemessenheit und der Wirksamkeit des IKS in seiner Gesamtheit entgegenstehen. Grundsätzlich ist jedoch zu berücksichtigen, dass ein IKS, unabhängig von der Ausgestaltung, keine absolute Sicherheit liefern kann.